Depolama iş ortağı seçerken sorulacak sorular

Depolamayı dışarıya vermek, ürünün kalitesi üzerindeki sorumluluğu da dışarıya vermek anlamına gelmez. AB GDP kılavuzunun dış kaynaklı faaliyetleri anlatan 7. bölümü bu ilişkiyi açıkça tarif eder. İşi veren taraf, işi alan tarafın yeterliliğini değerlendirir. İki tarafın görevleri yazılı bir sözleşmede belirlenir. İşi alan taraf da işin hiçbir bölümünü, işi verenin onayı olmadan üçüncü bir tarafa devretmez.

Aşağıdaki sorular bu değerlendirme için bir başlangıç listesidir. Cevapların çoğu bir belgeyle desteklenebilmelidir.

Tesis ve koşullar

İlk sorular tesisin kendisiyle ilgilidir:

• Hangi izin ve sertifikalara sahipsiniz, güncel kopyalarını görebilir miyim?
• Depolama alanlarının sıcaklık haritalaması en son ne zaman yapıldı? Raporu görmek istemek olağan bir taleptir.
• Sıcaklık sürekli izleniyor mu? Alarm mesai dışında çaldığında kime haber gidiyor ve o kişi ne yapıyor?
• Ölçüm cihazları hangi aralıklarla kalibre ediliyor?
• Elektrik kesildiğinde ne oluyor ve yedek güç hangi alanları besliyor?

Kayıtlar ve raporlar

• Bir sapma olduğunda bana nasıl ve ne kadar sürede haber veriliyor?
• Hangi raporları, hangi sıklıkla ve hangi formatta alacağım? Örnek stok, sıcaklık ve sapma raporları bu konuyu somutlaştırır.
• Parti numarası ve son kullanma tarihi nasıl izleniyor, stok FEFO’ya göre mi dönüyor?
• İTS ya da ÜTS bildirimi gereken ürünlerde bu bildirimleri kim, nasıl yapıyor?

İşler ters gittiğinde

• Geri çağırma prosedürünüz nasıl işliyor? Son tatbikat ne zaman yapıldı ve ne buldu? İyi bir cevabın neleri içerdiğini Geri çağırmaya hazırlık yazısında anlattık.
• İadeler ve karantinadaki ürünler nerede tutuluyor, diğer stoktan nasıl ayrılıyor?
• Depolanan ürünlerin güvenliği nasıl sağlanıyor ve sigortası kimin sorumluluğunda?

İlişkinin kendisi

• Denetim ve ziyaretlere açık mısınız, önceden haber vermek gerekiyor mu?
• Siparişler ve stok raporları hangi sistemle paylaşılıyor?
• Sözleşme sona ererse stok, kayıtlar ve veriler nasıl devrediliyor? Bir çıkış planı, ilişki başlarken konuşulduğunda en kolay şekilde kararlaştırılır.

Sözleşme imzalandıktan sonra ilişkinin nasıl ölçüleceğini Depo performansı nasıl ölçülür? yazısında, GDP’nin genel çerçevesini ise GDP nedir? yazısında anlatıyoruz.