İlaç Takip Sistemi (İTS) ve depo

İTS, TİTCK'nın işlettiği ilaç takip sistemidir. Her kutunun karekodu ürün numarasını, seri numarasını, son kullanma tarihini ve parti numarasını taşır. Depo her kutuyu kabulde ve sevkiyatta okutur; sistemin tanımadığı bir kodu sevk etmez, ayırıp araştırır.

İTS kapsamındaki her ilaç kutusunun üzerinde küçük, kare bir kod bulunur. Bu karekod kutuyu İlaç Takip Sistemi’ne (İTS) bağlar. Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu’nun (TİTCK) işlettiği sistem, bir kutunun tedarik zincirinde hangi adımlardan geçtiğini ve şu an kimde olduğunu bilir. Depo için bunun anlamı açıktır: her kutu okutulur ve raftaki stok sistemdeki kayıtla birebir tutmalıdır.

Karekodda ne var?

Kutunun üzerindeki iki boyutlu DataMatrix kod dört bilgi taşır:

Bilgi	Ne işe yarar?
Ürün numarası (GTIN)	Ürünü tanımlar
Seri numarası	O kutuyu tek başına tanımlar
Son kullanma tarihi	Stok rotasyonunda kullanılır
Parti numarası	Kutuyu üretim partisine bağlar

Seri numarası sayesinde aynı partiden çıkan iki kutu bile birbirinden ayrılır. Parti izlenebilirliği burada tek tek kutulara kadar iner.

Sistem kutunun yerini nasıl bilir?

Tedarik zincirindeki her halka, kutunun hareketini İTS’ye bildirir. Kutu üreticiden depoya, depodan eczaneye geçtikçe kaydı da onunla birlikte ilerler. Böylece sistem her kutunun en son kimde olduğunu bilir.

Zincirin sonunda eczacı, kutuyu hastaya vermeden önce okutarak ürünün gerçek olup olmadığını kontrol edebilir. Sistemde karşılığı olmayan ya da beklenmedik bir durumda görünen bir kod dikkat çeker.

Depoda ne değişir?

İTS, depo işlerine birkaç sabit adım ekler.

Mal kabulde kutular okutulur ve alım sisteme bildirilir.
Sevkiyatta her kutu yeniden okutulur; bildirim, kutunun kime gittiğini de içerir.
Sistemin tanımadığı ya da beklenmedik bir durum gösteren bir kod sevk edilmez. Kutu ayrılır, karantinaya alınır ve durum araştırılır.
Sayımlar ve iadeler de aynı kurala bağlıdır: depodaki fiziksel stok, sistemin o depo için gösterdiği stokla eşleşmelidir.

Eşleşmeyen bir sayım bir uyarıdır. Fark bir okutma hatasından da, eksik bir bildirimden de kaynaklanabilir. Nedeni bulunana kadar fark açık bir kayıt olarak kalır.

Depo için neden önemli?

İTS’nin depo açısından iki önemli sonucu vardır. Birincisi, sahte ilacın zincire girmesini zorlaştırır: kodu sistemde olmayan bir kutu okutulduğu anda fark edilir. İkincisi, geri çağırmayı hızlandırır. Bir parti geri çağrıldığında, o partiden hangi kutuların nereye gittiği kayıtlardan bulunur. Bu kayıtların nasıl kullanıldığını Geri çağırmaya hazırlık yazısında anlatıyoruz.

Avrupa Birliği’nde durum

AB’de benzer bir amaca, 2016/161 sayılı Komisyon Yetki Devrine Dayalı Tüzüğü’nün belirlediği güvenlik özellikleriyle ulaşılır. Kutuda iki unsur bulunur: kutuya özgü bir tanımlayıcı ve kutunun açılıp açılmadığını gösteren bir kurcalama önleyici düzenek. Yöntem farklı olsa da fikir aynıdır. Kutu kimliğini üzerinde taşır ve bu kimlik doğrulanabilir.