FEFO ve parti izlenebilirliği

Depodan hangi kutunun önce çıkacağını belirleyen iki yaygın kural vardır. FIFO (first in, first out) ilk gelen ürünü ilk gönderir. FEFO (first expiry, first out) ise son kullanma tarihine bakar ve tarihi en yakın olanı önce gönderir. AB GDP kılavuzu ilaç stoğunun FEFO’ya göre dönmesini ister ve bu kuralın dışına çıkılan her durumun belgelenmesini bekler.

FIFO ile FEFO ne zaman ayrışır?

Çoğu gün iki kural aynı sonucu verir. Depoya önce gelen parti genellikle önce üretilmiştir, son kullanma tarihi de daha yakındır.

Fark, bu sıra bozulduğunda ortaya çıkar. Tedarikçi, elindeki daha eski bir partiyi yeni bir partiden sonra gönderebilir. Başka bir depodan transfer edilen stok, raftakinden daha kısa ömürlü olabilir. FIFO bu durumda geliş tarihine bakar ve kısa ömürlü ürünü rafta bekletir. FEFO ise tarihi en yakın partiyi öne alır. Ürünün miadı dolmadan kullanılma ihtimali böylece artar.

Parti numarası nerede kayda geçer?

Parti izlenebilirliği, ürünün depoda geçtiği üç noktada kurulur.

1. Mal kabulde her partinin numarası ve son kullanma tarihi, sevk belgeleriyle karşılaştırılarak sisteme girilir.
2. Rafta parti, durduğu adresle birlikte izlenir; farklı partiler birbirine karışmaz.
3. Sevkiyat kaydı ise hangi partiden kaç adetin hangi müşteriye gittiğini gösterir.

Bu üç kayıt birbirine bağlı olduğunda, bir parti hakkında soru geldiğinde cevap hazırdır: kaç kutu rafta, kaç kutu kime gitti. Bir geri çağırmayı mümkün ve hızlı kılan da budur. Geri çağırma sürecini ayrı bir yazıda anlatıyoruz.

Son kullanma tarihi yaklaşan stok

Birçok müşteri, ürünü ancak sözleşmede kararlaştırılan asgari bir raf ömrü kalmışsa kabul eder. Bu sınırın altına düşen bir parti, depoda sağlam dursa da satılamaz hale gelebilir.

Bu yüzden son kullanma tarihi yaklaşan stoğun erken görülmesi gerekir. Depo, belirli bir tarihten önce dolacak partileri düzenli olarak raporladığında, ürünün sahibi bu partiler için zamanında karar verebilir. Rapor geç geldiğinde karar verecek zaman da kalmaz.

Stok durumu: kullanılabilir, karantina, reddedilmiş

Stoktaki her ürünün bir durumu vardır. Kullanılabilir stok sevk edilebilir. Karantinadaki ürün bir karar bekler: bir iade, hasarlı bir koli ya da incelemesi süren bir parti bu gruptadır. Reddedilmiş ürün ise satılabilir stoğa dönmez ve ne yapılacağına ürünün sahibi karar verir.

Durum iki yerde birden görünmelidir. Karantinadaki bir koli ayrı bir alanda durur ya da açıkça işaretlenir; sistemde de bloke edilir. Durumu yalnızca birinde görünen bir ürün yanlışlıkla sevk edilebilir.

Sistem kuralı uygular, istisna kayda geçer

Bu kuralları her siparişte elle uygulamak zordur ve hataya açıktır. Depo yönetim sistemi (WMS) toplama listesini FEFO’ya göre hazırlar, karantinadaki stoğu siparişe ayırmaz ve parti bilgisini sevk belgesine taşır.

Bazen kuralın dışına çıkmak gerekir. Bir müşteri belirli bir partiyi isteyebilir ya da ürünün sahibi bir partinin önce çıkmasını talep edebilir. Bu durumda yapılan elle müdahale, nedeniyle birlikte kayda geçer. İstisna olabilir; kayıtsız istisna olmaz.

Türkiye’de ilaç kutuları için izlenebilirlik bir adım daha ileri gider: her kutunun kendine ait bir seri numarası vardır. Bunun depodaki karşılığını İTS yazısında anlatıyoruz.